絶対に間違えたくないビジネスメールのマナー入門

Business email etiquette

毎日仕事でメールを送っていても、知らずに相手に失礼なメールを送っていることもあります。プロとして恥をかかないように、ビジネスメールのマナーをご紹介します。

マッキンゼー・グローバル・インスティテュートが行った調査では、オフィスで働く人は、平均1日に2時間半、メールの送受信に時間を費やしています。実際に「習うより慣れよ」で良いのでしょうか? メールに関する限り、これはあてはまらないようです。誰しも関係ない案件のメールに「cc」を付けられたり、返信が来ず音信不通状態でイライラした経験があるでしょう。

ここでは、同僚、上司、取引先と連絡をとる場合のビジネスメールのマナーについてご紹介します。

同僚へのメールで注意すべきこと

添付ファイルが大きい場合はアップロードサービスを使用しましょう。多くのオフィスでは受信箱の要領が100MBしかないので、2MB以上のメールを送信したら同僚は迷惑に思うでしょう。Dropboxは、個別のファイルを無期限にアップロードできるため、お勧めです。

同僚へのメールでしてはいけないこと

メールで噂話を広めてはいけません。プライベートの連絡だったはずなのに、社内で回覧されたり、ひどいケースでインターネット上に一般公開されてしまった、という怖い話を聞いたことがあるでしょう。常にプロ意識をもって行動することが大切です。キャリア人生を通して、メールに関する過ちに自分や犠牲者が悩まされることがないようにしましょう。

上司や幹部へのメールで注意すべきこと

関連情報はまとめて、一通のメールで送信するようにしましょう。上司はたいてい、途方もなく長いTo Doリストを抱えていることでしょう。必要な全情報を得るために、受信した全てのメールを検索する時間(そして忍耐も)必要になるということを忘れてはいけません。

上司や幹部へのメールでしてはいけないこと

「全員に返信」ボタンを多用しないようにしましょう。上司が放任主義で、プロジェクトをほとんど部下に任せている場合は、「全員に返信」ボタンを乱用して上司の受信箱をいっぱいにすることがないようにしましょう。もちろん、通信に上司を含めるように具体的に依頼された場合は、従うようにします。

取引先へのメールで注意すべきこと

できるだけ明確な文章となるよう努めましょう。取引先の中には、使用している言葉が少し専門的すぎる場合もあります。誤解を避けるためにも、簡単な言葉を使用し、専門用語、業界用語は避けましょう。質問が複数ある場合は、箇条書きにして、相手が分かりやすいように努めましょう。

取引先へのメールでしてはいけないこと

失礼な態度をとってはいけません。取引先との付き合いには忍耐が必要な場合もあります。必ず丁寧で礼儀正しい文体にしましょう。メールは、良くも悪くも書いた人の人柄を表すということを覚えておきましょう。配慮の欠ける人だと思われないようにしましょう。

どれだけ忙しくても、メールを送信する前に慎重に確認しましょう。正しいビジネスメールのマナーを守ることはプロ意識をもって働く上で大変重要です。確認は、ほんの1、2分です。繰り返しになりますが、相手に配慮した内容に努めることが一番のビジネスメールのマナーです。こうした姿勢は必ず感謝されるものです。

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