在宅勤務社員の管理の仕方 ― 特に初めての経験の場合

著者 Robert Half on 2020 年 3 月 22 日

在宅勤務社員の管理の仕方 ― 特に初めての経験の場合

これまでリモートワーク(在宅勤務)を滅多に、またはまったくしたことがない従業員が、世界中でますます自宅からログオンするようになりました。マネージャーは不慣れな仕事のスタイルに適応しながら、チームの有効性を維持するという難題を抱えています。

リモートワークは、生産性が低下したり、従業員が帰属意識を失ったりしないように、十分に配慮しながら実施する必要があります。なかなか対面で会うことができないチームを率いることは(特にチームがこれに不慣れな場合)、とても難しい問題です。

全員が街中、あるいは各国に分散している場合、どうやってチームの士気を高め、まとまったグループ作りができるでしょうか?どうやって仲間意識を生み、ポジティブな職場文化を養成できるでしょうか? そしてどうやってリーダーシップを発揮し、遠くからメンバーをサポートしたらよいでしょうか?

簡単なことではありませんが、次の戦略が、分散したチームを管理し、全員に高い生産性と連帯感を持ち続けてもらうのに効果的です。

コミュニケーションを最優先事項にする

チームメンバーが各地で、異なるスケジュールで働いている場合、必要な情報が円滑に、そして頻繁に通知されるようにしなければなりません。そうでなければチームの連帯感と生産性に悪影響を与えるリスクがあります。

期待を伝えること、文書化と共有のプロセスを設けること、そしてスタッフがテクノロジー、ツール、リソースに関して自信を持てるようにすること、これらすべてがリモートワークをスムーズに開始するにあたり重要です。

そしてすべてのプロジェクトに関関連する情報を提供する必要があります。こうした情報にはプロジェクトの履歴に関する予備知識や、チーム内の職務分掌などが含まれます。情報は文書化し、Googleドキュメント、Teams、Wikiなど、全チームメンバーがアクセスできる一元化された場所に格納すると良いでしょう。プロジェクトの予定やスタッフの仕事のスケジュールなどその他の基本情報も、最新のものが共有できるようにします。

たとえば、シンプルなオンラインカレンダーのアプリがあれば、在宅勤務者から社内勤務の従業員、契約社員に至るまで、チーム全員が1つの場所で最新のスケジュール情報を簡単に共有し、閲覧することができます。

どのようなテクノロジーを使用する場合でも、ツールの機能と採用使用理由について同等に理解している必要があります。そして新しいコミュニケーション方法を受け入れることが大切です。恐れずに新しいツールを試してみて、採用使用の可否を検討するようにしましょう。最良の方法は、皆が連帯感と高い生産性を維持し、チームにとって有効なものを探すことです。これは時として試行錯誤をする必要があります。

毎日連絡を維持連絡は毎日するが、細かく管理はしないこと

チームに対するカレンダーを作成する場合、全員が参加するバーチャル会議の時間と、個別にチームメンバーと連絡をとる時間を設定するようにします。そして部下に、業務中はいつどのようにあなたに連絡ができるか伝えます。社外にいる部下は、オフィスに立ち寄って質問をしたり、フィードバックを得ることができないのです。

決して、在宅勤務者などのリモートワーカーに孤立感をえないようにします。事前に予定したチーム会議と個別会議のほかに、インスタントメッセージや電子メールを通じて最低1日1回は全員に連絡をとるようにしましょう。短い電話をかけるとさらによいでしょう。プロジェクトの詳細について話し合ったり、重要なメッセージを伝える場合、メールするより話した方が効果的な場合が多くあります。これは同僚と個人的な関係を構築する方法でもあります。

ただし、細かすぎる管理をしないように気をつけてください。リモートワーカーは、自分がオフィスにいるときと同じように一生懸命働いていて、同じ時間帯に仕事を開始し、締め切りを守り、生産性を維持していると、上司が信じてくれていると感じる必要があります。不要であるにもかかわらず、1日に何度も連絡し、状況を確認していると、部下は信頼されていないと思うでしょう。

顔を合わせる時間を作る

状況によってチーム全員を集めることが重要ですが、当面は近距離接触を避けるのが好ましい状況なので、ビデオ会議が最適のソリューションと言えるでしょう。

どこにいても、顔を見ることで親密感を感じることができます。チームメンバーが話したり、笑ったり、人の話を聞いたりする中で、お互いの口調、コミュニケーションスタイル、ユーモアの感覚を知ることができます。そしてメールやSMSでコミュニケーションをするよりも、お互いをよく理解することができます。

またバーチャルであっても部下に会うことで、あなたも(そして部下も)より連帯感を持つことができるでしょう。そしてフィードバックを与えるときは、誤解を招くのを防ぎます。なぜなら部下があなたの表情やボディランゲージを見ることができるからです。電話やメールの前に、ビデオチャットの招待状を出す方がよいか自問するようにします。

ワークライフバランスを強調する

リモートワークなど柔軟な勤務オプションを提供することは部下にとって素晴らしい職務上の特権であるだけでなく、同時にワークライフバランスの文化を確立する方法でもあります。リモートワークによって長時間の通勤が不要になることで、チームメンバーは自分の生活をもっとコントロールできるようになるという利点があります。これにより仕事の満足度と忠誠心が高まります。

公共交通機関に乗り、人の多いオフィスビルで働き、知らないうちに他人を感染させる可能性があることに不安を感じている従業員にとって、リモートワークができるのは安心感に繋がります。

しかし熱心なプロフェッショナルがリモートワークのライフスタイルを受け入れた場合、仕事中毒になりやすい傾向があります。そのためリモートワーカーにはきちんと時間管理をするように推奨しましょう。自分の始業・終業時間を設定し、リモートワーカーも同じようにさせます。そして部下のスケジュールを尊重するようにします。就業時間外に部下に連絡をするのはできるだけ控えます。またオフラインの場合、返答がなくても催促しないようにしましょう。

将来、確実に成功するために、こうした戦略をマスターしましょう

リモートワークはますます活用されるでしょう。そして場合によっては、必要不可欠となるでしょう。上司として、チームの社内勤務の従業員、在宅勤務者などのリモートワーカー、フリーランス、コンサルタントがお互いに、仕事や会社全体と繋がりを感じていることが重要です。

チーム意識と団結力を強めようと積極的に関わることで、チームの士気と生産性を向上させることができます。世界の実社会においてさまざまな要素が混じり合うなか、将来の優れたリーダーになる準備をすることができます。

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