在宅勤務(部分的なものも含む)をしているチームの士気を高める方法

著者 Robert Half on 2020 年 7 月 27 日

従業員の健康とウェルネス(チームの士気を含む)は、従業員の意欲や定着率、さらには会社の評判を左右するものであり、ビジネスの成功には必須と考える必要があります。

従業員の士気と仕事に対する満足度は、以前からKPI(重要業績評価指標)に含まれています。新型コロナウイルス感染症が発生する前は、従業員のやる気を高める戦略を立てることは比較的、簡単だったと思います。しかし、パンデミック発生後はオフィス勤務やリモート勤務、もしくは新たなハイブリッドスタイルのいずれかを問わず、協力的でインクルーシブな職場環境を構築する重要性がかつてないほど高まっています。

チームメンバーの中にはオフィス勤務を再開する人もいるかもしれませんが、企業を取り巻く環境は以前と同じというわけにはいきません。ソーシャルディスタンスを守るために、ミーティングの規模や共有スペース(給湯室、休憩室)を一度に利用する人数、デスク間の距離、物理的な仕切り(パーティションなど)に関して、新しい規則が設けられます。そのため現在、今まで以上にチームの士気を維持し、向上させることに重点を置くことが大切です。

チームの士気が重要である理由

高い士気は生産性や効率を最大で20%も向上させます。

ポジティブな職場づくりは時間と総合的な計画が必要となる継続した取り組みです。ここ数週間、多くの従業員が在宅勤務をするようになり、この先しばらくはリモート勤務が少なくとも部分的には継続されそうな状況と言えるでしょう。企業はチームの士気を優先し、高く維持できるよう特に注意を払わなければなりません。場合によってはチームの士気を向上させるために何らかの措置をとる必要があります。

在宅勤務でチームの士気を高める5つのステップ

管理職と部下が同じ場所で働いていない状況では、チームの士気を高める戦略の策定が難しいかもしれません。多くの企業はオフィスへの出社の再開を予定していますが、当面は在宅勤務のままの従業員も多いため、管理職にとってチームの団結力を高めることはさらに難しくなります。

しかし適切なポイントを押さえることで、こうした課題を解決することができます。以下にスタッフ支援のために導入できる5つの戦略をご紹介します。

1. オープンなコミュニケーションを維持する

移行期や危機的局面においては、指導的な立場にいる人や管理職は明確に意見を述べる必要があります。従業員は、管理職がいかに現況に対応しているかを見ています。また、多くの場合、企業が嵐に耐えられるかどうかはその従業員にかかっているものです。そのため企業は高い透明性を維持し、正確な情報を適時に提供することが重要です。

ただし、コミュニケーションは双方向で行ってください。変動期には、従業員は自分の意見を聞いてほしい、そして安心させてほしいと考えているものです。そのため常にコミュニケーションをとり、信頼関係を築き、スタッフのやる気を維持する必要があります。

マネージャーには、グループミーティングを増やす、1対1のミーティングの時間と頻度を上げる、従業員からの質問に答える窓口を設置するなどの対策を推奨します。方法や経路に関係なく、コミュニケーションは必ず対話の形とし、一方的に話すようなことは避けましょう。

通常業務を維持することが難しくなっている現状で、企業を導くものが変わらずそのミッションと価値であるとスタッフに認識させることは、不確かな時代に一貫性を示すための効果的な方法です。また、特に難しい時局では、チームの成果を祝うことが重要です。個人とチームの貢献の重要性を認識し、ビジネスとチーム全体に対するこれらの価値を強化することができます。

2. 柔軟な勤務形態の継続を検討する

従業員の中には出社を希望する人もいれば、在宅勤務の便利さを好む人もいることでしょう。とは言え、しばらくの間は可能な限り、リモート勤務の継続が推奨されます。

勤務形態の措置や条件が暫定的なものかどうかにかかわらず、、従業員には柔軟な勤務計画を作成し、働く場所を選ぶ機会を提供しましょう。これにより従業員が慣れ親しんだ日常業務への復帰をサポートすることができます。また各自のライフスタイルに最も適した業務時間を設定させることも可能となります。さらには、1週間のなかで、チームメンバーの在宅勤務とオフィス勤務を調整し、交代勤務をさせることもできます。

職場における機敏さは、かつてないほど重要なものとなっています。企業を機敏にするためには、職場条件が変わるごとに、人材リソースを再配置し、優先事項を調整することを検討しましょう。状況の変化に合わせ、正社員と契約社員をあわせたすべての人材リソースを考慮し、正社員と契約社員を流動的に組み合わせ、管理することが重要なポイントとなります。

3. 引き続きチームワークを奨励する

仕事におけるチームワークの強化は重要です。マネージャーは、どうすれば直属の部下やチームメンバーと信頼関係を構築することができるのかを知っていることが大切です。

どんな状況においても、強固な人間関係の構築は不可欠であり、例え在宅勤務であってもそれを軽視するべきではありません。そのためには、オンラインでの雑談やチャットができるアプリの導入、チームワーク強化演習の実施などをするとよいでしょう。企業は、分け隔てのないオープンな企業文化を形成すべきです。

従業員一人ひとりの生活のあらゆることについて把握しておく必要はありませんが、各々のニーズに対応するには、個人的な問題や功績を認識しておくことが重要です。

4. 心の健康を優先する

リモート勤務体制の後にオフィス勤務を再開する場合、従業員はライフスタイルの変化に順応する必要があります。場合によってはその適応が困難に感じる従業員が出てくることもあるでしょう。新しく加わったストレスが、従業員の心身に悪影響を与え、幸福感やウェルネスに負の効果をもたらす場合があります。これは個人の身体的健康と精神的健康の両方にダメージを与えます。さらにはビジネスに対しても悪影響を及ぼすということが最も重要なポイントです。

従業員がオフィス勤務に戻る場合は、心の健康に配慮します。従業員が相談しやすいような体制を整え、ガイダンスを与えて心の健康の大切さに関する認識を高めるようにします。例えば心の健康に対する認識向上プログラムの作成や精神的苦痛のサインを察知するためのマネージャー向けトレーニングの提供、健全なワークライフバランスの奨励などを実施するとよいでしょう。

5. 相互支援的な従業員に活力を与える文化を育成する

従業員にある程度の自主性を与えることも重要です。そうすることで当事者意識を持つようになり、有意義な貢献をしようと思うようになります。その結果、従業員の満足度を高めることにもつながります。また現在、変化しつづけている社会状況のなか、従業員にも何かをコントロールできていると感じさせる機会を与えられます。

すべてのケースに上手く当てはまるアプローチはありません。ある人に対しては活力を与える施策となっても、別の人にも同じ効果があるとは限りません。各々が自分の予定を設定できるようにしましょう。また、プロジェクトにおいては、実施方法よりも結果に注目し、従業員がよりクリエイティブにプロジェクトをコントロールできるようにしましょう。アイディアを試し成長する余地を従業員に与え、その努力を奨励することで、危機的状況のなかでも職場の士気を高めることができます。

企業の機敏性と革新性を維持するには、ある程度、部下に裁量を与える必要がありますが、厳しい状況下で決断を任せるのは難しいものです。しかし、大きな視野を持つようにしましょう。そうすれば職場の士気を高められるばかりか、新型コロナウイルス収束後もビジネスに良い影響がもたらされることを期待できます。

次の「新しい生活様式」を受け入れる

しばらく在宅勤務をしていたチームをオフィス勤務に復帰させることは簡単ではないかもしれません。しかし、オープンで透明性のあるコミュニケーションと心の健康を優先し、ポジティブな姿勢を維持すれば、チームの士気に悪影響を与えずに済みます。

実際にオフィス勤務を再開すると、健全な職場に不可欠なものである人間関係の構築が容易になるというメリットがあります。従業員にやらなければならないことを押し付けるのではなく、オフィスには新しいチャンスが待っていることを伝えましょう。しばらくすればチームの士気が新型コロナウイルス感染症発生前の状態に戻るはずです。

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