在宅勤務入門: 在宅勤務で生産性を維持するための7つのアドバイス

著者 Robert Half on 2020 年 4 月 13 日

在宅勤務は、かつては役得と思われていましたが、多くの会社で普通のことになりつつあります。

多くの雇用主にとって、これは賢い従業員採用・定着戦略となります。また業務上の必要性を満たすこともできます。そして従業員にとって在宅勤務は柔軟で多様な働き方が実現でき、人生を変えることができるオプションとなり得ます。在宅勤務は、日々の通勤でストレスを感じたり、オフィスに遅い時間まで残ったりする必要がありません。今まで通勤に費やしていた時間をプライベートに充てられ、仕事を終えるタイミングも自分で決めることができます。また、家庭や育児、介護などと両立など、時間を有効活用でき、ストレスも場合によっては軽減できるという点があります。

在宅勤務のみをする従業員数は増加しています。もし在宅勤務のみを希望するのであれば、計画を立て、考えられる問題と解決策について上司と話し合うことが重要です。ここではワークライフバランスを犠牲にすることなく、高い生産性を維持するためのアドバイスを7つご紹介します。

1. 早い時間に業務を開始し、1日の優先順位をつけたTo Doリストを作成し、重要なプロジェクトに短期目標を設定します。そして必ず締切を守るようにします。朝一、まだ家族が眠っている時間に、To Doリストをチェックします。そうすることで、その日について焦点を合わせし、戦略を練ることができます。

2. 一日のスケジュールに休憩時間を組み込み、必ず従うようにします。毎日、だいたい同じ時間に開始、終了し、その間には休憩時間も予定に入れるようにします。業務時間中に休憩を入れると、生産性を向上し、業務中のエネルギーレベルを高めることができます。また休憩することで、1日の目標を再評価し、必要に応じて調整をすることができます。

3. 社員間のコミュニケーション不足から、情報共有がおろそかになるリスクがあります。定期的なコミュニケーションを維持し、可能であれば、定期的なオンライン会議または電話会議を予定します。上司にチェックインの指定時間を確認し、質問をし、プロジェクトの最新情報を共有します。チームの連帯感も高まるため、チーム会議を開くことは有意義です。情報共有だけでなく、チームの繋がりを強化するためにも、隔週金曜日のバーチャルコーヒーブレイクなどはどうでしょうか?

4. 上司が自分に期待されていることを理解し、求められている成果を出すために日々のタスクを上手に管理します。在宅勤務を許可されたら、最初の数週間は上司と多めにコミュニケーションをとるようにしましょう。すでに完了した業務を報告し、今後やろうとしていることを話し合います。1日の終わりに翌日の優先事項をリストするのをお忘れなく。そうすることで、翌朝業務を開始するときに漏れがなくなります。

5. 自宅のパソコン、電話など必要な機器は最新のものにし、快適な作業環境に整えます。またこうした機器に関し、会社の方針に従い、セキュリティ脅威に対する保護策にも気を付けます。必要なものがない場合は、上司に相談します。Skype、Slack、Googleハングアウトなどのオンラインコラボレーションツールを活用することで、遠くにいる同僚とすぐに繋がることができます。またチームメンバーと一元化したカレンダーを使用し、自分のスケジュールを共有することで、プロジェクトを円滑に進めることができます。

6. 自宅内に仕事だけをする場所を確保して、業務に集中できるようにします。オフィスデスクである必要はありません。ただし、子ども、ペット、テレビなど、気が散るものがないようにし、スペースを切り分けることが大切です。家事をしたくなったら、オフィスで働いているときのようにスケジュールを作成し、休憩などの指定した時間枠でのみ、家事などの家庭の用事をするようにします。

7. 自分と家族のために、仕事をせずリラックスするためだけの時間を設定し、プライベートを確保します。バランスをとるために、仕事とプライベートの間に明確な境界線を設定することが大事です。自分が仕事をしている間、自宅にいる家族は自分に何を期待するか、忘れずに話し合いましょう。

自宅で働くには、非常にしっかりした規律が必要になります。仕事の質も成果も、オフィス勤務と在宅勤務で差があってはなりません。そしていつ1日の業務を終了させ、プライベートを開始するか、を決め、仕事とプライベートのオンオフのメリハリをつけましょう。自分と雇用主が納得できるルーチンとプロセスを設定し、オフィスにいるときと同じように、それらにきちんと従うようにします。

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