効率的な会議の進め方:会議時間を45分以内に収める

効率的な会議の進め方:会議時間を45分以内に収める

ミーティングの進め方に不満を持っていませんか?もっと効率的な会議の進め方があるはずなのに、と心の中で思うことはないでしょうか?

長時間に渡る会議は社員のモチベーションを下げるだけでなく、長期にわたり会社のリソースに多大な損失を与えることにもなります。しかし会議には、皆が順調に同じ目標に向かって働いているかどうか確かめる役割もあるため、会議自体を廃止することは不可能でしょう。

一般的なルールとして、会議は45分以内にしましょう。これ以上になると、会議出席者の集中力を失う恐れがあります。会議を短い持間で、生産的なものにすることは可能です。すぐに実行できる効率的な会議の進め方についてのヒントをご紹介します。

1. 議題を用意する

もしあなたが会議を計画するマネージャーである場合、必ず関係者に電子メールを送付し、何が必要かを事前に周知します。これにより関係者は、会議に備え、必要なレポートや最新状況の確認ができるようになります。文章は、わかりやすくするために箇条書きで示しましょう。

議題とともに、議題から話が反れないようにするために司会者も指名しておくと良いでしょう。

2. プレゼンは10分以内に収める

最も効果的なミーティングは、出席者全員が関与し、貢献する準備ができていることです。スライドが40枚もあるプレゼンテーションで会議を始めると、効率的な会議のペースを乱します。

プレゼンが必要な場合は、大きく重要な項目だけを網羅して、問題の核心についてはより小さなグループで別途話し合うようにしましょう。

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3. デジタル機器の持ち込みは禁止する

もう1つ時間の無駄になるのが、会議中に電子メールのチェックと返答をする参加者がいることです。効果的なミーティングの流れを乱さないために、参加者全員に会議室へのノートパソコンやスマートフォンの持ち込みを禁止する規則を定めるのも良いでしょう。

メモを取る必要があれば、旧式に紙とペンを使用するように伝えましょう。すべてのデジタルデバイスによる干渉を(できるだけ)排除し、参加者がより集中できるようにすることが大切です。

4. 会議の時間を賢く選択する

おそらく月曜日と金曜日は、会議に適した日ではないでしょう。週の初めはエンジンがかかるのが遅かったり、週の最後の日には時計を見てばかりということがあるかもしれません。また、勤務時間の中でいつ開催するかも同様に考慮すべき重要な点です。

朝一番に会議を開くと、参加者は準備不足になるかもしれません。効果的なミーティングにするには、火曜日から木曜日の昼食前(昼食時間に食い込まない時間まで)、または午後3時頃などの時間帯が最適でしょう。

5. 会議はスタンディングで行う

効率的な会議の進め方の一つに、参加者が座らずに立って会議するという方法があります。調査によると、短時間で会議が終了するばかりか、生産性も高くなることがわかっています。

皆が立っていれば、デジタル機器に手が届かなくなるという利点もあります。

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