仕事の効率化:デジタルデバイスに邪魔されないスケジュール管理術

仕事の効率化:デジタルデバイスに邪魔されないスケジュール管理術

タイムマネージメントが思うように出来ず、やらなければいけない仕事をたくさんやり残してしまったと後悔する日がたくさんありませんか?もしそうであれば、携帯電話の通知やソーシャルメディアのクリック誘導広告など、デジタルデバイスが妨げになっていないでしょうか。

こうしたテクノロジーをすべて避ける必要はありません。重要なのは仕事のスケジュール管理術にあり、生産性を落とすことなく、デジタルライフを楽しむことができます。

テクノロジーは常に人の気を散らせ、「メールを今直ぐ返信しなくいといけない」、「メッセージを今すぐ送信しなければいけない」、「Facebookステータスを今アップデートしなければいけない」、「友達が共有したオンライン動画はすぐ見ないといけない」というような必要以上に「至急」という誤った感覚を与えることが少なくありません。1時間にできるだけ多くのことを詰め込むことで、タイムマネージメントが出来ているような気になっても、実際は出来ていないのです。

少し手を休めて、深呼吸してみましょう。毎日仕事中に直面すること、あるいは時間を費やすことの多くが、実際には後回しで構わないことです(例えばソーシャルメディアサーフィン)。

仕事中に気が散るもととなるテクノロジーの例とその上手な使い方を、以下にまとめました。

ネットサーフィンとソーシャルメディア

顧客のオフィスの場所を調べるためにウェブサイトにアクセスしたはずなのに、気が付いたら小1時間もニュースを見たり、記事を読んだり、またはソーシャルメディアの通知を見たりしていた、ということがあるでしょう。

対策:これを防ぐには、仕事以外のネットサーフィンやソーシャルメディアに費やす時間を1日の計画に組み込むのが有効です。これにより、集中しなければならない時に別のことに気を取られる可能性を減らせるでしょう。2、3時間に10分程度を目安として、お気に入りのサイトをチェックする時間を取るようにします。ただし、会社のインターネット使用ポリシーは厳守してください。これで、生産性を落とさず仕事のスケジュール管理が出来、なおかつリフレッシュにもなります。

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Eメール

毎日受信するメールの件数に驚くことはありませんか?同僚や顧客はもちろん、友達、家族からのメール、登録しているニュースレターもあります。受信トレイに未開封のメールが500件以上あっても不思議ではありません。

対策:このような状況へのアドバイスは、受信メールを処理する時間を取って、削除するもの、返信するもの、保存しておくものに振り分けることです。メールのフィルタ機能を使うのも賢明です。無料または格安のソリューションも多数、ダウンロードできます。ツールを賢く使用して、なるべく時間の無駄になる作業を省略し、効率的なタイムマネージメントに繋げましょう。

インスタントメッセージ

さまざまなチャットアプリが登場して、インスタントメッセージはますます便利なツールになりました(Whatsappのデスクトップ版がAndroidユーザー向けにも登場しました)。しかし友達や家族が、電話より邪魔にならないだろうと思って、職場にいるあなたへ終始、メッセージを送ってくるようでは、ついついその会話に巻き込まれてしまいます。

対策:返信の時間を制限し、タイムマネージメントしやすい形にします。つまり、至急対応が必要な場合のみ返信する、あるいは1時間に数分間の時間をあらかじめ決めて返信するようにしましょう。また、オンラインのステータスで取り込み中と表示することもできます。

スマートフォン

モバイル機器とそれに搭載された多数のアプリは、生産性を落とす要因となります。ではどうしたらいいでしょうか?「スマホでメールをチェックしたり画面上のポップアップに気を取られたりしたせいで、会議中の発言を聞き逃したことがどの程度あるか?」ということを思い出してみてください。きっと驚く事でしょう。

対策:仕事中のモバイル機器の使用時間を決め、きちんと仕事のスケジュール管理下に置けば、無駄にしていた仕事時間を取り戻すことができます。また、同僚とのコミュニケーションも向上するでしょう。

特にペースの速い今日の職場環境において、テクノロジーは業務の遂行に重要なものです。有効に活用し、仕事の妨げにならないようにしましょう。

仕事中のタイムマネージメントさえ確実にすれば、インターネットテクノロジーを活用し、高い生産性を維持することができます。

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