コミュニケーションは「伝える力」と「聞く力」の２つに大分されます。そのどちらともを兼ね備えてこそ、コミュニケーションスキルの高い人材となり得ます。

伝える力は、「目的から先に話す」「会話レベルを相手に合わせる」ことで磨かれる

あなたの周囲にいる、話が分かりやすい人、指示が明解な人を思い浮かべてみてください。彼らの話し方は「まず結論から」というスタイルがとられていませんか。

プレゼンテーションの手法に「PREP（プレップ）法」というものがあります。

P・・・Point：結論・要点を述べる（この案件は〇〇をする案件です）

R・・・Reason：理由を述べる（なぜこの依頼が発生したかというと～）

E・・・Example：事例・具体例を伝える（例えば、他社では××をしているけれど）

P・・・Point→もういちど結論・要点を述べる（そこで〇〇をすることになりました）

PREPに則して会話を構築することに加え、大切なのが「相手の会話レベルをくみ取り、合わせる」ということです。

どんなに重要なことも、相手の心と脳に届かなければ意味がありません。相手が知っている知識に合わせた情報量を伝え、相手が理解できる言葉を使って話を進めましょう。さらに、声色・声の大きさ・話すスピード・表情・ジェスチャー・あいづち、などの非言語情報にも気を配ると、より効果的にコミュニケーションを図れます。

傾聴とバックトラッキングで、相手の伝える力を引き出す

コミュニケーションスキルというと、伝える力ばかりがクローズアップされがちですが、聞く力はそれ以上に重要です。自分が伝えるばかりでなく、相手の意見・考え・感情を受け取り、「きちんと聞いている」というメッセージを相手に伝えることで、相手の伝える力がさらに引き出されます。

重要なのは、相手の話を遮らず最後まで聞く、相手の伝えたかったことが何かをくみ取る、つまり「傾聴」です。相手が話した内容をバックトラッキング（おうむ返し）（要約して返す）することも、コミュニケーションを活性化させるポイントです。