面接辞退・日程変更の伝え方【メール/電話】

求職活動の目標は面接の機会を得、応募した仕事に採用されることですから、通常は面接に呼ばれれば嬉しいはずです。

しかし、さまざまな理由で面接を辞退しなければならない場合があります。

  • すでに別の仕事に採用された、昇進のオファーがあった、または現在の仕事を続けることにした
  • 電話面接や最初の面接で、その企業や仕事が自分に向いていないと思った
  • 友人、同僚、ビジネス上の知り合いが、その企業やキャリア目標に関する知識からやめた方が良いと言った
  • その仕事、チーム、企業について自分で調査した結果、自分の目標とその企業の目標が一致しないことがわかった
  • 企業文化が自分の求めるものと異なる
  • その仕事に就くためには引っ越しや予定変更が必要であり、それが不可能になった
  • 勤務地、通勤手段、給与など、仕事の何かが自分の希望に合わない

上記のいずれかが起こった場合は、自分の仕事上の人脈や評判、あるいは将来のチャンスや採用の申し出にマイナスの影響を与えないよう、プロフェッショナルかつ適切な方法で面接を辞退する必要があります。

面接辞退の最善の方法をご紹介しましょう。

面接を本当に辞退したいのか考える

本当に良いのですか? ここで辞退したら後戻りはできません。従業員にふさわしくない、予測不能で無計画な人という印象を与えてしまいます。

心配があればまず相談

何か心配なことがあって面接辞退を考えているのなら、面接官に疑問をぶつけて解決可能かどうか考えてみましょう。心配や疑問が解消されれば、最終的に面接を辞退する必要はないかもしれません。解消されなくても、おそらくすっきりした気分で面接を辞退できます。

連絡は速やかに

面接官に返事を待たせるのは失礼であり、空いた面接枠に入るかもしれない他の候補者に対しても配慮を欠いています。辞退を決めたらすぐに知らせ、何日も何週間も悩むのはやめましょう。

面接官が連絡を受け取ったことを確認

面接やミーティングの連絡は、おそらくメールで来るでしょう。面接辞退も同様にメールで知らせてください。返信がない、または面接の連絡が電話であった場合は、電話でメッセージが届いたかどうかの確認が必要かもしれません。

面接官を無視しない

その仕事が自分に向いていないと判断した場合でも、面接官に自分の決断が変わったことを伝えるのがプロとしての礼儀です。放っておくのは失礼ですし、恥ずべきことです。

メッセージは簡潔に

個人的なこと、具体的なことを書く必要はありません。その企業との関係が将来的に複雑にならないよう、曖昧にしておくことをお勧めします。

感謝の意を示す

面接官にとって採用面接は大変な作業です。その時間、労力、関心、手助け、連絡に感謝を示してください。

完全に縁を切らない

業界や職業関連のネットワークは意外に狭いものです。自分にとって不利な状況や可能性を残さないよう注意してください。プロらしく、礼儀正しく、敬意を払い、スマートなコミュニケーションを心がけましょう。

企業を褒める

本心からの言葉であり、その職務や自分の応募に関係があれば好意的に受け取ってもらえます。

連絡を取り続ける

この時点では面接を辞退したかもしれませんが、その企業で今後面接を受けない、または二度とその面接官と会わないとは限りません。連絡を取っておくことは、その企業に対する関心や業界との関わりを示します。BizReach、Twitter、Facebookなどのオンラインネットワークでつながれば、面接官から候補として忘れられることはありません。

メッセージのコピーを保存

将来、その企業と再び関わることがあった場合、過去のメッセージを読み直して、当時の状況を思い出す必要が出てくるかもしれません。

面接辞退のメールの例:

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メールの件名:面接について(職名)/面接通知への返信

メール本文:

○○株式会社(合同会社など)
△△部 部長
  xxx 様(ご担当者様の苗字)など

拝啓

貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

(職名)の求人に関して面接の機会をありがとうございます。(企業名)のような先進的で名声ある企業およびチームに加わりたいという私の応募書類をご検討いただいたことに、心より感謝申し上げます。

しかし残念ながら、面接を辞退しなければならなくなりました。

(SNSアカウントまたは連絡先)を通じて、今後も連絡を取っていただければ幸いです。

いずれ必ずこの業界でお会いすることがあると思います。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

                                         敬具

(氏名と署名)

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面接の辞退は簡単ではありませんが、辞退する場合は、自分の人格やキャリアに傷がつかないよう、きちんとした手順を踏みましょう。

応募の他の手順または適切な仕事の見つけ方について情報をご希望の方は、面接アドバイスのメインページにアクセスするか、弊社までお問い合わせください。

最適な職場探しをお手伝いいたします。