上手く面接を突破して見事に新しい仕事を獲得したら、次にすべきことは何でしょう。
その仕事を承諾するにしても断るにしても、まずは内定に対するお礼状を書くのが丁寧な対応です。これは素早く簡単に良い印象を与える優れた方法であるだけでなく、もし辞退することになっても、将来的に悪い影響を残さない有効な方法でもあります。
内定のお礼状を書く理由
交渉を経て雇用契約書に署名を済ませたら、新しい雇用主との良好な関係構築を深めていくことが重要です。採用過程でお世話になった人々に感謝の手紙を書くことによって、採用した側に自分のために時間を割いてもらったことへの感謝を伝えられるとともに、それが正しい決断であったことを知らせることにもなります。お礼の気持ちを伝えることで採用過程において新しくつながった関係をさらに深めることができます。
辞退を決めた場合は、お礼状が意思決定の過程に関わった人たちとの関係維持に役立ち、辞退の知らせに対する衝撃を緩和してくれるはずです。
通常は面接官宛てに送りますが、人材紹介会社の担当者が間に入り、個別に対応してもらった場合などは、その人にも送ると良いでしょう。
送るタイミング
お礼状は送るタイミングも大切です。遅すぎるのはいかにも義理で送っているような印象を与えるため、早急に送るのが理想的です。内定を辞退するつもりであればなおさら遅れは禁物です。面接官としては次の候補者の確保にすぐに動かなければならないため、この場合は早ければ早いほど良いものです。
とはいえ、承諾するつもりならあまりに早すぎるのも良くありません。というのも、理由はさまざまながら、内定には「取り消し」となる可能性があるからです。従って承諾する場合の最も良いタイミングは、署名済みの雇用契約書を送るときとなります。
手紙に含める内容は？
送り先の名前や個別の内容を変更する以外、新しい上司や人材紹介会社の担当者など、送る相手にかかわらず、手紙の構成は一般的には同じです。
内定を承諾する場合、これが正式に従業員として初めてのやり取りとなるということに留意しましょう。丁寧な社会人にふさわしい態度で好印象を与えるよう心がけます。
辞退する際は、穏便に辞退を伝える手段としてお礼状を活用します。
承諾する場合も、辞退する場合も感謝と尊重の気持ちを示すことが大切です。形式に従った挨拶で始め、機会が与えられたことに感謝を述べてください。ここでは簡潔な社交辞令的な文章にするのが望ましいでしょう。直接会って、有意義な時間を過ごすことができたことを加えたり、貴重な時間を面接に割いてもらったことに感謝を伝えたりすることも可能です。
再度感謝の気持ちを表し、時と場合に応じて今後もつながりを維持したい旨を伝え、きちんと氏名を記して締めくくります。
郵送する前には誤字脱字、その他の書き間違いがないことを必ずもう一度確認し、できれば信頼できる人にも見てもらいましょう。
長い手紙を書く必要はありません。最もふさわしいのは簡潔ながらも要点をしっかりと抑えた手紙です。丁寧な社会人らしい内容に心がければ、承諾か辞退かにかかわらず、良い印象を与えることができることでしょう。
挨拶の次は自身の決断を伝える部分です。はっきりと内容を伝えてください。辞退する際は、可能であれば実際の理由を手短に説明し、説明しない方が良い場合には「現時点では自身にとって最適な機会ではないと判断するに至りました」とだけ伝えます。