日本では、退職に際して課される事務的な要件がいくつかあります。なかでも最初にしなければならないことのひとつが、退職の意向を書面で通知することです。多くの場合、上司に口頭で伝えるだけでは十分ではなく、この話し合いに添えて書類が必要になるでしょう。

この書類には、退職願、退職届、辞表など多数の名称がありますが、基本的にこれらはすべて、退職の意向を伝えるために上司に手渡す手紙と考えることができます。

なぜ正式な書類を提出する必要があるのか

的には、少なくとも2週間以上前に退職を正式に通知することが定められた要件です（ほとんどの雇用契約に当てはまりますが、不確かな場合は、法律に関する専門的な助言を仰いでください）。ただし、2週間では、通常、後に残される人にとっては準備に十分な時間とは思えません。そこで、ほとんどの会社が少なくとも1カ月前の通知を望むでしょう。

ありがたいことに、多くの会社が、退職願や退職届の役割を果たす記入式のテンプレートを用意しています。であれば、あなたはこれを記入して印刷し、白い封筒に入れて、上司に手渡すだけです。自分用にこのコピーを保管して、いつ誰に提出したかを記録しておきます。ほとんどの場合、提出する相手は直属の上司ですが、会社のポリシーによっては、異なるプロセスが定められていることもあります。

会社にテンプレートがない場合

会社にテンプレートがない場合は、自分で書かなければなりません。この書類にはいくつか種類がありますが、最も適切なのは退職願です。退職届や辞表よりも礼儀正しいと見なされます。上司があなたの退職の決断を却下できるわけではありませんが、一方的な通告よりは依頼という形式にしたほうが良いでしょう。自信がなければ、書く前に上司に尋ねてください。

この手紙を書くのは、最初は難しそうに思えるかもしれませんが、実際にはごく単純です。辞める理由を書く必要はありません。日本の法律では、退職する人がその理由を説明する必要はないとされています。ただし、以下の点は含めるべきです。

• 勤務中に得た機会とサポートに対し、手短に謝意を表明します
• 一身上の都合により退職を決意したことを、短い文章で述べます
• 退職日の希望を記載します

この手紙を書く前に、これらの詳細を上司と確認しておくのがベストです。そのためにも、最初に口頭で退職の意向を上司に伝えます。上司とのミーティングの際に、あらかじめ作成した退職願を持参することもできますが、会社がどのような内容の退職願を希望しているか、あなたの考えている退職日がチームにとって問題ないかどうかを上司と話し合うほうが、配慮のある行動と言えるでしょう。