仕事の生産性向上方法:負担を増やさず、賢く働く

社員に効率良く働く意欲を持たせることは、組織の成功にとって非常に重要です。特に、経済の見通しが不透明な時代には欠かせません。企業は賢く働くことを余儀なくされ、その結果が現れつつあります。

このほどアジアの財務幹部300人を対象にロバートハーフが行った調査では、生産性の向上に最も貢献している要因として、技術の改善(43%)、社員による既存リソースの有効活用(42%)、一時社員の雇用(38%)、プロセスとインフラの改善(21%)が挙げられました。

強固な組織、確実な手順、そして社員の士気向上は、高い生産性を維持するポイントです。ここでは、社員の集中力、やる気、生産性を高める6つのテクニックをご紹介します。

  • 誠実、オープン、かつコンスタントなコミュニケーションを奨励する:マネージャーが常に会社の短期・長期目標を伝え、チームに一体感を持たせることが重要です。さらに、心配なこと、気づいたこと、意見があれば、上司に気軽に話すよう呼びかけましょう。チームの中に噂や不信感が広がるのを防ぐには、社員に影響を与える可能性のある会社の問題について、常に情報を提供することです。社員は、遅かれ早かれ噂を通じて知ることになるからです。
  • 言葉を注意深く選ぶ:マネージャーがスタッフとどのように接するかは、スタッフの意欲を大きく左右します。コミュニケーションはできるだけ正直に行うことが重要ですが、率直な話し合い、批評、褒め言葉をバランス良く組み合わせることが、チームの生産性向上、ひいては有能な上司というあなたの評価につながります。
  • 場合によっては、言い方そのものが重要です。スタッフと話す時は、称賛を惜しんではなりません。ほとんどの人は、その評価に応えようとさらに熱心に働きます。逆に、一生懸命働いているのに評価が低いと感じれば、スタッフは努力を惜しむようになるでしょう。決してチームの前で特定の社員を批判してはなりません。個人ではなく、業績に重点を置いて話してください。
  • 優れた成果を収めた社員を評価する:社員に対する表彰や感謝は見落とされがちですが、職場のパフォーマンスと生産性の向上において、極めて有効でコストの低い方法です。例えば、通常の期待を上回る社員やチームの功労は、適切な形で認めましょう。単純な「ありがとう」の一言であれ、有給休暇の追加、社内ニュースレターでの言及、研修や昇進の機会であれ、社員の努力を評価し、その意を示すことが重要です。
  • 明確な指示を出す:仕事が適切に進まない最大の原因の1つが、必要な指示やアドバイスの不足です。指示を明確に出し、社員の職務と会社の目標のつながりを理解させる一方、高圧的な印象を与えないように注意します。例えば、プロジェクトの開始に際しては、できるだけ詳しく説明します。多くの社員は、無能と見られることを恐れ、与えられる以上の説明を求めてきません。仕事をいったん任せた後は、干渉せず、好きなやり方で進めさせます。チームが目標を持って取り組めるよう、どんなプロジェクトにも妥当な期日を設けましょう。
  • スタッフの長期不在を管理する:スタッフの長期不在は、会社の予算と生産性の両方に穴を開けます。休職が避けられないにしても、フレキシブルな勤務形態を認める、ワークフローを変更する、派遣社員を雇って業務をカバーするなど、不在の間の影響を最小限に抑える方法は必ずあります。
  • 職場の時間管理を改善する:職場の有効性と効率性を最大限に高めるには、優れた時間管理が不可欠です。組織上の些細な問題で時間が無駄になることが多いと感じた場合は、専門家や人事スタッフによる時間管理のワークショップを開いてみましょう。特に能率良く仕事をこなしているスタッフに、打ち解けた機会に時間管理のコツを伝授してもらうこともお勧めします。

最後に、会社を辞めていく社員とは、必ず十分に話し合ってください。退職していく社員からは、多くを学ぶことができます。チームメンバーの本心について、彼らは多くの知識と貴重な理解を持っているからです。退職に際してじっくり話し合う機会を持てば、会社の問題点や生産性の障害についても、他では得られないようなアイデアが得られる可能性があります。

これらの戦略を実践することにより、スタッフは「賢く働く」ことができ、会社が必要とする成果を安定して達成するようになるでしょう。それが最終的には、競合他社に一歩差を付ける力となるのです。

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