企業は新しい人材を採用したらそれで終わりではなく、人材が企業に定着するようにフォローすることが大切です。これは新卒のみならず、中途採用で入社した新社員にも言えることです。せっかく時間を割いて人材を発掘したのに即戦力になる前に早期退社してしまう、あるいは数年後に退社してしまうという定着リスクを軽減する目的があります。

オンボーディングとは

オンボーディング過程でいかに新社員のフォローアップができるかが、リテンション率の上昇にも直結します。候補者がすぐにチームに馴染み、力を発揮できるように企業としても手厚くフォローしていくことで働くことの不安やマイナス要素を払拭し、長く安定的に職について もらえるようにするのが狙いです。

その証拠として、アメリカのコンサルティング会社(Aberdeen Group)によると90％の企業が新社員が入って半年の間に継続して働いていくか否かの判断をしていると回答しています。新社員が独り立ちして、仕事を任せられるようになるまでが半年～１年といわれるので、その前に退社するという決断にならないように業務のフォローや業務習得のサポート体制を整えて、新人育成に励まなければなりません。 新社員に対しては初日から歓迎ムードで不安がなくなるよう、会社全体でサポートしていく必要があります。

新社員定着に欠かせないステップ

新しいチームメンバーを素晴らしいスタートに導くための最善の方法は、温かい歓迎と効果的なオリエンテ＝ションを提供することです。新しいスタッフを迎えるには、いくつかの重要なステップはあります。詳細は以下の通りです。

①　オンボーディング調整

新社員が企業で働き始める前から準備が必要です。

• 初日内容の事前通知：当日の服装、通勤の仕方や何時までにどこに出社するかといった基本情報を伝えます。
• 設備の確保：デスクの確保はもちろん、電話が繋がるようにしたり、パソコンやメールに問題なくアクセスできるように初期設定を完了しておきます。
• オリエンテーション：企業概念や知識を定着させる為にオリエンテーションを開催します。同時期に配属になった社員と知り合う良い機会になりますし、お互いにサポートし、支え合える仲間を持つことも大切です。
• 書類の準備：マニュアルや提出書類といったものは予め用意しておきます。

②　 初日のスケジュール

新社員が企業に残り、成功を収められるようにするには実は最初の２週間が重要というデータ(SHRM Foundation)があります。企業に早く馴染めるように歓迎ムードでリラックスできる雰囲気作りを心がけましょう。社員全員に周知メールを送り、新社員をスムーズに受け入れられるようにしておくことが必要です。世話役が新人の紹介を行ったり、設備や場所案内をしたり、身の回りのことについてお世話します。また、チームで喫茶店やランチに出かけるなどして話す機会を設け、早く打ち解けられるようにします。

③　トレーニングの実施

新社員に何を望んでいるのか、どんな仕事を任せたいのか世話役/教育役がついて新人育成をします。

• 目標や責任：目標を成し遂げる為の課題や企業の評価の仕組みについて説明します。
• トレーニング調整：社内のスキルアップ研修を使い、新社員に必要なスキルを向上できる場を設けます。新人が早く業務をこなし、自信を持って働けるようにすることが狙いです。
• 世話役の存在：頼れる先輩社員が世話役となり、困ったことがあったらいつでもアドバイスがもらえるようにしておきます。新しい環境に慣れるのには時間もエネルギーもかかります。 ストレスが多くなりがちな時期に相談できる人がいるだけで、ストレスの軽減となり、早くチーム一員として力を発揮できるようになります。

④　 業務習得サポート

オンボーディングもいよいよ終盤。独り立ちさせて、業務を任せていきます。独り立ちさせる前には十分にフィードバックを行い、業務の習得状況を確認します。必要な知識は研修で勉強する機会を与えます。

世話役は新人が常に意欲的に業務をこなせるように配慮し、何か貢献できたことがあればチーム全体に発表し、「チームの一員」としての評価をしてチームの結束を固めていきましょう。