面接官マニュアル・評価シート作成手順/面接官トレーニング方法

面接は採用マネージャーの仕事であり、今後のキャリア人生の中で幾度となく経験する事です。面接官として候補者に自社の魅力を伝え、動機や志願意欲を高めると共に、短時間で応募者のコミュニケーション能力や適性を見極めることが求められます。トップ人材を確保する為には、面接官マニュアルで選考基準を統一し、より企業が 求める人材を安定的に雇用することが必要不可欠と言えます。

経験豊富な面接官であってもマニュアルに必要確認事項を落とし込んでおけば、マニュアルがいわばチェックリストの役割を果たし、効率的に面接を進める事が可能です。 また面接に慣れていない採用担当者だったとしても、一定の面接の質を確保し、選考基準を統一出来るメリットがあります。 企業内でもポジションによって求める人物像が変わってきます。その為、ポジションごとにコンピテンシー要素を加えた選考マニュアルを作成することで、より確実に効果的な人材の選別が可能となります。

*マニュアルを作る際に気をつけたい「面接官マニュアルの必要事項」の決定版

仕事内容の把握

ポジション募集の理由やチームの一員としての役割について。職務の必須条件や面接時に注意深く確認すべき項目のリストアップ。応募条件と歓迎スキルは分け、理想候補者のイメージを描きます。

人材データベースの見返し

前回面接を受けた応募者の中で、ポジションに最適な人はいませんか?連絡を とり、ポジションの募集が再開したことを伝え、興味の有無も確認しましょう。

人材紹介媒介を通してダイレクトオファー

大規模な人材紹介媒介(Linkedin等)に登録していれば、こちらからアプローチも可能です。 スキルや経験など見合った候補者がいれば積極的にダイレクトオファーを送るのも手段の一つです。

レジュメ・職務経歴書・履歴書・応募書類の確認

レジュメ・経歴書・履歴書や応募書類など(前職の実績が分かる書類)に目を通し、書類上から読み取れる職務経験のギャップ、ボランティア活動、趣味、学歴といった項目からさらに引き出せる部分がないか明確にします。書類選考の場合、次のステップに進ませたい候補者をあげておきます。

面接プロセスと理想的なスケジュールを策定する

職務ごとに必要な面接のステップ数を考えましょう。例えば、最初に一定数の候補者に電話面接を行い、対面式の面接をする人を絞り込み、そして次に二次面接、最終面接により、有力候補者をさらに審査する場合があります。又、なかには行動評価や経歴調査をすることが望ましい場合があったり、採用後に同僚または部下となるメンバーと面談するよう依頼する場合もあるでしょう。面接プロセスと必要なステップ数により、所要時間が決まります。

面接構成とスケジュール調整

時間内で全ての項目を網羅できるよう、面接内容の構成と時間調整をします。
予めスケジュール調整しておくことで、面接が効率よく進み、通常業務への影響を最小限に留めることができるでしょう。

面接質問の作成

職務内容に沿った質問リストを作成し、必要に応じて質問の仕方や内容など、パターンを多少変えます。コンピテンシー面接質問とは別に用意しましょう。

面接に使える時間を特定する

こうすることで会議室の予約がしやすくなり、日常業務への影響を最小限に抑えることができます。面接室は必ず清潔、快適、プロフェッショナルであるようにし、候補者に良い第一印象を与えるようにします。優秀な人材に、「この会社で働けることは素晴らしいことだ」と思ってもらうことが大切です。

候補者から、面接時間の約束を取り付ける

できるだけ、予定した面接時間を変更しないでください。候補者が事前にすべての必要な情報を用意するのに役立つように、リマインダー付きの会議出席依頼メールを送信することをお勧めいたします。

面接準備として質問をレビューし、記憶する

質問を記憶しておけば、候補者とスムーズな会話ができ、原稿を読み上げるよりも、もっとプロらしく見えます。面接中に質問を忘れても大丈夫なように、質問リストを手元に置いておくといいでしょう。また候補者から受けそうな質問の回答も用意しておきましょう。会社全体の戦略、企業構造、チームの働き方、会社のミッションに関するチームの役割、福利厚生や諸手当などについて、質問されるかもしれません。そのため、候補者からの質問に受け応えられるよう準備が必要です。

面接の実施

面接では本音を聞けるように候補者の緊張を和らげ、リラックスした雰囲気作りを心がけます。候補者への質問の前に、採用者自身の紹介・会社説明・募集ポジションについてふれるなどして場を和ませると候補者の潜在的能力を引き出すことが出来るでしょう。

評価と比較

候補者の受け答えや経験とのギャップ等を考慮し、評価します。取ったメモをもとに記憶が新しいうちに必ず実行します。

次のステップへの準備

次の段階の面接を予約し、経歴または身元照会・レファレンスチェックの実施や行動評価も含めたその他のフォローアップが必要な場合があります。

オファーとオンボーディング

マニュアルにそって選考したら、内定通知書を送るのみです。入社後は社内オンボーディングにも取り込み、フォローアップも欠かさずにして行きましょう。

面接官は専門職のみならず、役員や専属部署の上司といった通常は別の業務に携わる方も含まれ、適性に対する評価も異なります。面接官マニュアルはいわば採用軸となる ガイドラインで一定の基準を設けることで人材のブレ幅を抑え、より効率的に企業が求める人材を獲得できるようになります。また、面接官にとってのルールブックの役割を果たします。

面接官マニュアルについてご質問・ご相談があればお気軽にお問い合わせください

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