部下に仕事を任せる方法

部下に仕事を任せる方法

上司には責任がついてまわります。プロジェクトが大失敗した場合、損失であろうと、怒り狂った顧客であろうと、結局のところ後始末をしなければならないのは上司です。

上司の中には、責任の重さを考えて、部下に仕事を任せずに、プロジェクトの規模に関わらず自分の手で処理し、細かく監視することを好む人もいます。しかし、取るに足りない細かいことに時間をかけすぎることは良くありません。重要でない業務や決まりきったプロジェクトに、ずっと掛かり切りでいると、大局的に事業目標を捉えることができなくなります。

効果的に部下に仕事を任せる方法を読んで、生産性を大幅に上昇させ、燃え尽き症候群になることを防ぎ、部下の意欲を高めましょう。

戦略的に部下に仕事を任せる

まず一番大事なことは「仕事を任せる」ということはどういうことか理解することです。部下に仕事を任せる方法を学ぶということは、熟慮を必要とする管理戦略です。やりたくない仕事を絶えず直属の部下に押しつけることではありません。

どの業務を任せて、担当者を誰にするかを決めるには、通常行っている業務のリストを作成し、次の3つのカテゴリーに分類します。

  • 上司として自分だけが対処できる業務
  • 特定の社員が対処できるような業務
  • チームの誰でも遂行できるべき業務

任せられる業務を識別したら、うまく実施させるために必要な時間、能力、リソースについて検討します。それぞれの業務の要件を満たす能力を最も備えた部下は誰でしょうか?仕事によっては、既成の概念にとらわれない革新的な思考力、交渉力、ストレス耐性など、必要とされる資質が異なります。部下一人ひとりの強みと弱みを見極め、それによって担当者を決めましょう。

特定の業務に関して誰が最適か迷うときは、同僚の意見を聞いてみましょう。立候補者が現れ、業務の合理化に役立つクリエイティブな提案がなされるかもしれません。

仕事を任せるときは複数の人に分散させます。いつも困ったときにやってくるヒーロー扱いをして、同じ人ばかりに仕事を任せるのは良くありません。それぞれの業務を最も適格な人に任せたいのは当然ですが、部下全員の能力を伸ばしたいのも事実です。それに、すでにたくさんの業務を抱えた仕事ができる部下に対して、過度な負担はかけられません。

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明確な指示を出す

新しい業務を任せる適任者を決めたら、次に何を求めるかを明確に定義します。最初に詳しく確認することで、後で質問に答える(または修正をする)時間を大幅に削減できます。

担当者は何をすべきで、どのように仕事が評価されるか、しっかり理解すべきです。また、部下には各自が担当する業務の優先順位と、進捗報告が必要かどうか、必要であれば、いつどのようにすべきかを理解させます。

細かい管理は最小限に

自分の思い通りに支配しないと気が済まないコントロールフリークな人、また完璧主義者の傾向がある人にとって、仕事を任せるときの最大の難関は、細微に至るまで管理したくなる衝動を抑えることです。

統制を緩めることに最初は戸惑いを覚えるのも当然のことです。でも効果を上げたいのなら、一歩下がって、部下に業務を任せなければなりません。つまり、業務執行の権限と一緒に、責任も移譲すべきです。

部下に決断の自由、そして誤りを犯すことができる自由を与え、各自の功績をプロジェクトに残せるようにしましょう。部下に仕事を任せるということは「業務や責任を他人、通常は部下に信頼して委ねる」ということです。ポイントは「信頼して委ねる」こと。信頼していることを表すことで、部下の問題解決能力、プロジェクト管理能力、意思決定能力を向上させる支援ができます。

リスクに慣れる

部下に仕事を任せる場合、自分が希望する方法で遂行されない可能性も確かにあります。しかしリスクをとらなければ、生産性を最大限まで引き上げることはできません。

あなたも、今でこそ部下を抱える身になっていますが、最初から権限を与えられていたわけではないことを思い出してください。

今の役職に昇進するまで、プロとして成長するやりがいのある機会を求めた経験がきっとあるでしょう。同じようなチャンスを部下にも与えてあげましょう。

要するに効果的に部下に仕事を任せられるようになるということは、Win-Winの関係を生み出すということです。部下はスキルを伸ばせるようになり、自分はプロジェクトに対して、より影響力のある大局的なアプローチをとることができ、会社や部署にさらに大きな価値をもたらすことができます。

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